セミナーの受付に必要なもの【当日支払い有り・50人ぐらいまで編】

セミナー受付

これから小規模のセミナーを開催しようと準備しているけど、セミナーの受付に必要なものについて知りたいと言う方へ。

『セミナーを開く準備は整ってきたが、当日の受付に必要なものが知りたい。』

『あれば役立つものも一緒に知りたい。』

と考えていませんか?

なか凡

当日の忘れモノって…アセりますよね(; ゚ ロ゚)

ぼくは、大阪・東京・名古屋・福岡などで
受講者が500名のセミナーを運営してました。
また、講演会やイベントのサポートもしてましたので、
受付に必要なものの疑問の解決つながると思います。

セミナーの受付に必要なもの

セミナーの受付は、2人以上確保しましょう。
当日に代金の支払いがある場合は、セミナー開始時間ギリギリに、混み出すので、2人とは別にもう1人、受付待ちの列に誘導や声をかけたり、受付の混みぐあいを講師に伝えたりできる人が欲しいです。

名簿

名簿のできが良くないと、受付はうまく回りません。
必要事項をしっかり記入して、事前に受付スタッフ同士で確認しあいましょう。
名簿に全て記入していてもイレギュラーは必ず起こりますので、イレギュラーの時の対応についても、あらかじめ決めておきましょう。
名簿はあいうえお順に並べる。受講者が多い場合は、同じ名簿を複数部用意しておく。イレギュラーの対応としては、『ひとりの代表者の名前で、複数名の申し込みがある場合で、それぞれの方がバラバラに来られる場合』などの対応を事前に受付スタッフ全員でシェアしておきましょう。

おつり

おつりは多めに用意しましょう。
あまって困ることはありませんが、足りないと必ず困ります。
受付だけのことを考えると、できる限りセミナー代金は、おつりが発生しない金額に設定したいです。
10円玉や1円玉まで用意すると重さの負担も重くなります。
小銭が必要ない場合は、五千円札と千円札を事前に数万円分は両替しておきましょう。
セミナーの案内メールなどに、『セミナー代金のお支払いは、混雑する場合がございますので、お手数ですがおつりが出ないようにお願いします。』と、一文を入れるだけでも効果があります。

電卓

計算ミスを防ぐためにも、電卓は用意しておきましょう。
スマホにも電卓機能が付いてますが、スマホを別の作業に使う場合もあるので(メールの確認など)、電卓の方が良いです。
複数名の支払いをまとめてされる方もいます。
受講者の方に見えるように計算すると、安心される方もいます。

領収書

領収書は必ず用意しましょう。
セミナーを会社の経費で受講される方は、非常に多いです。
必要な方にのみ、その場で領収書を作成してお渡ししていると、受付が渋滞する場合があります。
事前に当日来られる人数分の領収書を用意して、全ての人にお渡ししたりする方法もあります。

メモ・付箋

貼ってはがせるタイプのメモや付箋は、使い勝手が良いので用意しましょう。
セミナーの開始時間を優先すると、後回しになる作業がでてきたりするので、メモや付箋を使いましょう。
手書きの領収書の宛名を記入してもらう場合にも使えます。
用意しておいた両替を使い果たしてしまった時に、セミナー後におつりをお渡しする場合のメモとしても、役立ちます。

あれば役立つもの

両替できる場所

ATMやコンビニなど、両替できる場所をセミナー会場の近所で探しておきましょう。
緊急の両替は、だいたいお金がかかります。
事前の両替を増やしておいた方が、出費は少なくて済みます。
良心的なコンビニがある場合は、店員さんにお願いして両替をしてもらえたりもしますが、最近は両替お断りのコンビニも多いです。
コンビニでお茶を買って、お札を細かくしたりするぐらいしか、緊急で両替することはできません。
お茶代も重なってくると、大きな出費になります。

おつりのカンペ

事前におつりのパターンをかきだして、カンペを作りましょう。
テンパった時に、お金の計算ミスはやってきます。
例えば5980円のセミナーの場合、『6000円→20円、6080円→100円 、1万円→4020円、1万80円→4100円、 1万980円→5000円、1万1000円→5020円』のような表を作っておくと、便利です。

封筒

お金の受け渡しの時に、あると便利です。
その場ですぐ、お返しするおつり以外の場合、封筒に入れてお金を渡す方が、イメージが良くなります。
会場へ備品代などを支払う場合や、講師に講師料を支払ったり、おつりの両替したお札を使い果たして、セミナーの後半にお渡しする場合に使ったりと、あると便利です。

まとめ

当日支払い有りのセミナーの受付で、いちばん重要なことは、お金の計算ミスをしないことです。
もらい忘れ、おつりの計算間違い、おつりの渡しすぎ、おつり渡し忘れなど、普段なら間違わないことでも、セミナー当日のしかも、セミナー開始時間のバタバタしている時には、ミスしてしますこともあります。お金のミスがおきないように、事前に対策できることはしておきましょう。

記事のポイントをまとめます

  • しっかりわかりやすい名簿を作成する。
  • 両替は多めに用意する。
  • お金の計算ミスをしないように、カンパや電卓などで対策する。
  • お金の受け渡しには、封筒を使う。
  • 開始時間前は、バタバタすると思っておく。

こんな感じです。

あとがき

主催者の意向で、おつりのお札を、全てピン札(新券)にしたことがありました。
受講者さんには評判が良かったのですが、ピン札は数えづらいので、数え間違いには十分注意してください。
(数えづらいので、おつりを渡す時間が、普段の倍ぐらいになりました。)

というわけで今回は以上です。

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