セミナーのレンタルスペース選びで、失敗しない為のチェックポイント

レンタルスペース

これからレンタルスペースでセミナーを開催しようと思っているけど、チェックするポイントを知りたいと言う方へ。

『レンタルスペース選びで失敗しないための、チェックポイントが知りたい。』

『セミナーの内容別の、レンタルスペースの注意点も一緒に知りたい。』

と考えていませんか?

なか凡

行きつけの、レンタルスペースを見つけましょう♪

ぼくは、大阪・東京・名古屋・福岡などで
受講者が500名のセミナーを運営してました。
また、講演会やイベントのサポートもしてましたので、
レンタルスペースの疑問の解決つながると思います。

セミナーのレンタルスペース選びで、失敗しないためのチェックポイント

レンタルスペースを借りる場合は、会場の下見をしましょう。遠方で下見に費用がかかりすぎる場合以外は、下見をすることをおすすめします。

机や椅子のサイズ・予備

セミナーに集中できるかは、机や椅子で決まります。
机の幅や椅子の形は、レンタルスペースによって様々ですので、セミナーに集中できる程度の、机や椅子を使っているかのチェックをしましょう。
『3人掛けの机』と資料に書かれていても、実際に3人が座ると『隣の人と肩が当たりそう』ということもあります。
また、椅子が壊れていたりする場合もありますので、予備も用意されているか確認しましょう。

マイク

マイクの本数や形式の確認はしましょう。
マイクのトラブルは、肉声で対応することしかできませんので、事前にチェックできることは、しっかり確認しましょう。
有線マイク・無線マイク、会場に備えつけのスピーカーや、持ち運びできるスピーカーなど、マイクの音量は当日になるまで、確認することはできませんが、どんな形式のマイクなのかのチェックをしましょう。

プロジェクター

持ち込みのパソコンと、つなぐことができるタイプのプロジェクターなのか、必ずチェックしましょう。
プロジェクターと、パソコンをつなぐコードの端子が合わなければ、プロジェクターに映像を映すことはできません。
パソコンから動画を再生して、プロジェクターで映し出す場合も、注意が必要です。
音声はプロジェクター本体からでない場合や、音声自体出力されない場合などもありますので、動画をセミナーで使うには、事前にプロジェクターで正常に再生されるか、チェックをしましょう。

コンセントの数と電気

コンセントの数や演台との距離のチェック、会場の電気のスイッチが、どの電球とつながっているかの確認もしましょう。
マイクやスピーカー、プロジェクターやパソコンなど、コンセントを多く使うので、足りなくなる場合があります。
また、会場の電気は、プロジェクターを使用する際に、会場を暗くしたりする時に使いますが、どのスイッチを入れれば、会場のどの電球がつくかを、セミナーまでに確認しましょう。
コンセントが足りない場合は、レンタルスペースで、延長コードを貸し出してる場合もありますので、利用しましょう。
延長コードの貸し出しの確認が、事前にできない場合は、用意しておきましょう。
会場の電気は、スイッチひとつで会場すべての電球がオン・オフする場合と、スイッチがいくつかにわかれていて、会場のどのかのエリアの電球がオン・オフされる場合があります。
演台に対して、前後でエリアがわかれている場合は使いやすいですが、演台に対して、左右でエリアがわかれている場合は、会場全体の電気のオン・オフになります。

受付場所は廊下か室内

セミナーをスムーズに開始するためにも、受付の場所は事前にチェックして、シミュレーションしましょう。
受付作業が乱れると、セミナーにも影響します。
具体例:レンタルスペースの会場の外の廊下で、受付をして良い場合は、受付用の机や椅子は、会場内のものを使うのか、別に用意されたものを使うのか、確認しておきましょう。受付を廊下ではなく、室内でする場合は、セミナー開始直前の受講者がかけこみで入場する場合や、セミナー開始後に受講者が遅れてきた場合に、セミナーの邪魔にならないよう、注意が必要です。

レンタルスペースまでの案内

遅刻者や、当日の問い合わせを減らすためにも、レンタルスペースまでの道順をチェックしておきましょう。
レンタルスペースまでの案内がわかりづらいと、迷って遅刻者が増えたり、当日セミナー開始の忙しいタイミングでの、問い合わせがあったりして、セミナーの進行に影響がでます。
最寄り駅からの案内を、事前にわかりやすくしておきましょう。
レンタルスペースが大型ビルの中にある場合は、ビルのロビーなどに、セミナーの案内を張り出せるかの確認もしておきましょう。

レンタル開始と終わりの時間

時間は、ゆとりを持っておきましょう。
レンタルスペースによっては、早めに会場に入れる場合もありますが、ギリギリにしか、会場に入れない場合もありますので、セミナーの準備をする時間もしっかりとりましょう。
レンタル開始時間といっても、会場に入る時間と会場の鍵を借りれる時間とでは、15分ぐらい変わってくることもあります。
終わりの時間も、会場を出る時間と、会場を施錠して鍵を返す時間とでは、15分ぐらい変わってきます。
30分の誤差ですが、想定外のことと重なると、セミナーに影響する場合もあります。

部屋の清潔さと匂い

会場清潔さや匂いは、しっかりチェックして、対処しましょう。
レンタルスペースの清潔さや香りも、セミナーの満足度につながります。
レンタルスペースでは、いろんなセミナーが行われていますので、あなたが使う前の利用者が、会場を清潔にして退出していない場合もあります。
目に見えるゴミは掃除して、会場の匂いも気になるようでしたら、換気して対処しましょう。

セミナーの内容別の注意点

昼食がある場合の注意点

飲食可能のレンタルスペースか確認しましょう。
レンタルスペースの清潔を保つために、飲食禁止の会場もあります。
飲み物のみ可能だったり、飲食可能でもゴミはすべて持ち帰りだったりと、飲食に関しては、レンタルスペースごとでまったく違います。
近くに昼食がとれるお店や、コンビニのチェックもしましょう。

年齢が高い層が、受講者の場合の注意点

年齢の高い方の目線で、チェックしましょう。
距離が駅から遠い場合など、移動に時間がかかり、当日遅れる受講者もいます。
駅までの距離や、ビル内にエレベーターはあるかなど、確認しておきましょう。
また、駅までの距離が遠かったり、階段のみの会場の場合は、セミナーの告知の時に、記載すれば当日のトラブルは減ります。

夏・冬開催の場合の注意点

会場によっては冷暖房が別途かかる場合もありますので、事前にチェックしましょう。
冷暖房費の有無などは、会場費の備考欄に記載されている場合があり、見落としがちですので注意しましょう。
冷暖房費に気づかず、セミナーのプランを立ててしまうと、大幅に会場費が高くなってしまう場合もあります。

公共の施設を使用する場合の注意点

施設ごとに使用までの手順が違うので、使用を考える場合は、事前にチェックしましょう。
公共の施設のレンタルスペースは、一般のレンタルスペースに比べて、料金が安い傾向にあるので、会場費を抑えられますが、独自の料金設定があったり、申し込み方法があったりします。
料金を徴収する場合と、徴収しない場合で価格が大幅に変わる施設があります。
申し込みまでに半年以上期間があいていたり、同じ日に複数のセミナー主催者がいる場合は、抽選で利用者を決める会場もありますので、特に注意が必要です。

まとめ

近場のレンタルスペースで、セミナーを開催する場合は、下見をおすすめしますが、それ以外の方法としては、レンタルスペースのサイトを隅から隅までチェックしたり、直接電話で問い合わせをしたりして、気になる点を解消してから、契約しましょう。

記事のポイントをまとめます

  • レンタルスペースの備品の確認は、細かいところまでチェック。
  • 受付場所や手順も、シミュレーションしておきましょう。
  • 会場までの案内は、丁寧にして、当日のトラブルを防止しましょう。
  • セミナー前とセミナー後に、掃除をして、匂いにも気をつかいましょう。
  • セミナーの内容をシミュレーションして、チェックしておくべき点を見つけ出しましょう。

こんな感じです。

あとがき

一度使ってみて、使い勝手が良かったり、相性が良かったりしたレンタルスペースは、
下見もしなくて良いですし、申し込みや費用、運営の方法もわかっているので、続けて使うことも多くなります。
『あのレンタルスペースのマイクは、この形』とか『あそこのレンタルスペースのプロジェクターを使うには、変換アダプターが必要』など、レンタルスペース事情にも詳しくなっていくので、セミナーの企画に合ったレンタルスペースを選ぶこともできるようになります。

というわけで今回は以上です。

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